Szybkość życia w XXI wieku przekracza nasze możliwości do obejmowania pamięcią wszystkich ważnych rzeczy i obowiązków, z jakimi przychodzi się nam mierzyć bez wsparcia ze strony nowoczesnych technologii. Tak jak w przypadku tradycyjnej korespondencji, dotychczasowe kalendarze i papierowe organizery są częściowo wypierane przez stworzone w tym celu programy komputerowe. Cechą obecnych czasów jest mobilność. Dzięki komputerom przenośnym oraz zwiększającej się liczbie punktów dostępu do zasobów i usług Internetu można bez przeszkód korzystać z aplikacji zarządzających naszymi informacjami osobistymi. Poprzez informację osobistą będziemy tutaj rozumieć wszelkiego rodzaju informacje niezbędne do organizowania naszego życia codziennego zarówno na płaszczyźnie czysto praktycznej, jaki i w pracy umysłowej. Zaliczane są tutaj:

• zadania do wykonania,
• kontakty (dane teleadresowe określonej grupy osób),
• notatki,
• plany dni,

ale również robocze wersje przygotowywanych artykułów, konspekty, spisy bibliograficzne, abstrakty i streszczenia publikacji czy zbiór zakładek, czyli adresów ważnych stron internetowych. Zarządzanie informacją osobistą odnosi się zarówno do praktyki, jak i badań nad aktywnością ludzi, której celem jest pozyskanie, organizacja, przechowywanie i wyszukiwanie informacji tzw. codziennego użytku. [1]
     Przedmiotem artykułu są zarówno darmowe, jak i płatne wersje oprogramowania służącego do szeroko rozumianego zarządzania informacją osobistą. Charakterystyka wspomnianego rodzaju narzędzi dotyczyć będzie czterech grup aplikacji, realizujących następujące funkcje:

• notatnik,
• zarządzanie dokumentami,
• zakładki internetowe,
• obsługa spisów bibliograficznych.

     Celowo pominięto tutaj szeroko rozpowszechnione wszelkiego rodzaju kalendarze i terminarze elektroniczne. Dostępność tego rodzaju programów jest stosunkowo duża, a funkcjonowanie poza automatyzacją wiadomych procesów, nie różni się znacznie od idei ich tradycyjnych odpowiedników.

Notatki

     Obok znanych edytorów tekstu pełniących często funkcje notatników, na rynku oprogramowania funkcjonuje wiele aplikacji przeznaczonych wyłącznie do realizacji tego celu. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych jest program Miscrosoft OneNote, dostępny w pakiecie Microsoft Office ( www.microsoft.com/poland/office/ onenote/default.htm). Aplikacja oferuje bogatą gamę opcji służących do efektywnego tworzenia i zarządzania zarówno notatkami, jak również odesłaniami do dokumentów na dysku oraz w Internecie. Program obok możliwości tworzenia folderów przechowujących określone grupy notatek tekstowych, rysunków oraz zapisów dźwiękowych daje możliwość prowadzenia tzw. projektów. Zapiski i adnotacje gromadzone są w panelu projektu, a osoby uczestniczące w nim mają bezpośredni dostęp lokalnie lub poprzez Internet do aktualnego stanu danych o projekcie wraz z notatkami autorstwa jego uczestników. Program daje możliwość zindywidualizowania sposobu tworzenia i przechowywania notatek, tak aby odpowiadały sposobowi pracy konkretnego użytkownika. Microsoft OneNote - to kompleksowy program dający w jednym miejscu możliwość opracowania i zarządzania różnego rodzaju dokumentami. Notatka jako zapis tekstowy ma tutaj charakter umowny, to od użytkownika zależy, jaki rodzaj zawartości będą miały jego zapiski.

Rys. Interfejs programu Microsoft OneNote [źródło: http://utopia.poly.edu/~dfinke01/pics/onenote-screenshot.jpg]

      Obsługa programu, pomimo dużej liczby oferowanych funkcji, nie nastręcza wielu trudności. Kilkanaście minut pracy z programem pozwala zapoznać się z jego podstawowymi funkcjami umożliwiającymi efektywne zarządzanie naszymi notatkami. Jako dodatkowy element pakietu Microsoft Office, doskonale współpracuje on z programami wchodzącymi w jego skład, co pozwala na dołączanie, np. tekstów dokumentów MS Word czy tabel MS Excella.
     Inną aplikacją w tej grupie, wartą polecenia, jest program MyInfo, produkt firmy Millenix Software (http://www.milenix.com/). MyInfo w porównaniu z Microsoft OneNote - to mało zaawansowana aplikacja, jednak niepozbawiona najważniejszej cechy, jaką jest funkcjonalność. Interfejs użytkownika tego programu zbudowany jest z podzielonego na dwie części okna. Po lewej stronie użytkownik wprowadza tematy swoich notatek, którym po prawej stronie ekranu odpowiadają konkretne teksty. W ramach danego tematu czy też hasła istnieje możliwość tworzenia podkategorii grupujących powiązane zagadnienia. W ten prosty sposób użytkownik ma cały czas możliwość przeglądu wszystkich zagadnień, do których gromadzi notatki. Jedną z dodatkowych funkcji MyInfo jest możliwość wiązania notatek z adresami stron internetowych, których zawartość wyświetlana jest w oknie z zawartością notatek.

Rys. 2. Interfejs programu MyInfo. [źródło: http://www.milenix.com/myinfo-screenshot.php?shotid=myinfo-6]

 

Zarządzanie dokumentami

     Dbanie o porządek plików i katalogów na dyskach naszych komputerów nie do końca rozwiązuje problem z zawartością tych plików. W zależności od naszej inwencji i metaforycznego podejścia w nadawaniu tytułów plikom tekstowym, mamy często problem z rozszyfrowaniem, co może się kryć w pliku o danym tytule. W sukurs temu problemowi przyszły programy do zarządzania dokumentami. Niezależnie od struktury katalogów i podkatalogów na dysku, aplikacje te tworzą własny obraz zawartości naszych zbiorów poprzez szczegółowe ich zaindeksowanie. Tworzenie takiego obrazu, w zależności od pojemności dysku i wypełnienia go danymi, trwa od kilku do kilkunastu minut. Po zakończeniu tego procesu mamy zaawansowany dostęp do naszych zasobów. Tego typu programy dają możliwość wyszukiwania różnych kategorii dokumentów. Najczęściej są to:

• pliki tekstowe (np. dokumenty MS Word, Open Office Writer czy PDF),
• dokumenty graficzne,
• dokumenty dźwiękowe,
• listy e-mail,
• pliki wideo.

     Użytkownik po zaznaczeniu, które kategorie dokumentów go interesują, wpisuje w polu wyszukiwarki słowo bądź frazę, która ma być obecna w treści dokumentu, jego nazwie bądź opisie. W przypadku dokumentów dźwiękowych (np. pliki w formacie mp3) program przeszukuje opis pliku, sporządzony przez użytkownika (tzw. ID tag), gdzie umieszcza się, np. tytuł utworu, wykonawcę czy gatunek muzyczny. Do najpopularniejszych programów w tej kategorii zaliczyć można darmowe aplikacje Copernic Desktop Search 2 oraz Google DesktopSearch

Rys. 3. Interfejs programu Copernic Desktop Search 2 [źródło: http://www.pcworld.com/zoom?fid=24670]

     W rezultatach wyszukiwania wymieniony wcześniej Copernic Desktop Search 2 podaje nazwę dokumentu, w którym znaleziono poszukiwane słowo, datę jego utworzenia oraz dodatkowo w dolnej części ekranu podgląd aktualnie wyróżnionego dokumentu. Nowo powstające pliki i dokumenty są indeksowane przez program podczas tzw. stanu bezczynności komputera, czyli np. kiedy słuchamy muzyki czy oglądamy film. Programy do zarządzania plikami są niezmiernie efektywnym narzędziem dostępu do zasobów zgromadzonych na dyskach naszych komputerów bez konieczności permanentnej aktualizacji struktury katalogów. Dodatkowym atutem wspomnianych dwóch aplikacji jest fakt, że są one zupełnie darmowe.

Zakładki internetowe

     Zakładki internetowe to popularna funkcja wielu przeglądarek internetowych, która polega na gromadzeniu wskazanych przez użytkownika adresów stron internetowych, tak aby miał do nich dostęp w łatwy i szybki sposób. Internet Explorer, Mozilla Firefox udostępniają proste narzędzia zarządzania zakładkami, m.in. poprzez grupowanie adresów stron w katalogach, których nazwy nadaje sam użytkownik. W sytuacji, kiedy jesteśmy poza domem lub korzystamy z innego komputera niż własny, adnotacja o ciekawej, znalezionej przez nas stronie jest utrudniona. W tym celu należy sięgnąć do gotowych i darmowych narzędzi realizujących funkcję gromadzenia odesłań do uznanych przez nas za ważne lub ciekawe stron internetowych. Najpopularniejszym serwisem na świecie pełniącym tę funkcję jest del.icio.us (http://del.icio.us/). Korzystanie z niego polega na utworzeniu przez użytkownika darmowego konta, gdzie w prosty i szybki sposób podczas przeglądania zasobów Internetu umieszcza on adresy stron internetowych. Obok adresu strony internetowej, użytkownik ma możliwość dopisania jej krótkiej charakterystyki oraz oznakowania za pomocą słów kluczowych. Tworzona w ten sposób indywidualna kolekcja linków hipertekstowych jest współdzielona pomiędzy wszystkich użytkowników serwisu. Oznacza to, że znając nazwę użytkownika, można sprawdzić, jaką kolekcję odesłań zgromadził oraz włączając adres strony internetowej do własnej kolekcji, można dowiedzieć się, jacy użytkownicy posiadają go we własnych zbiorach. Serwis del.icio.us jest narzędziem realizującym koncepcję Web 2.0 m.in. poprzez tzw. społeczne tagowanie, czyli możliwość nadawania przez każdego użytkownika w niekontrolowany sposób słów kluczowych odwzorowujących treść i formę dokumentów internetowych.

Rys. 4. Strona użytkownika infared w serwisie del.icio.us [źródło: http://del.icio.us/infrared]

     Kolejną aplikacją z tej kategorii działającą w zbliżony sposób jest Connotea (http://connotea.org). Idea funkcjonowania programu jest taka sama: umożliwić, niezależnie od miejsca korzystania z Internetu, zbieranie uznanych przez użytkownika adresów stron internetowych, tak aby mieć dostęp do tej kolekcji w szybki i prosty sposób. W przypadku tej aplikacji, użytkownik po utworzeniu darmowego konta otrzymuje instrukcję, w jaki sposób uaktywnić przycisk w stosowanej przeglądarce internetowej, którego użycie spowoduje dodanie do kolekcji użytkownika aktualnie wyświetlanej strony internetowej. Tak jak w przypadku del.icio.us, użytkownik oprócz adresu strony internetowej ma możliwość dodania jej krótkiej charakterystyki oraz słów kluczowych. Zakładki przechowywane są na serwerze i dostęp do nich ma każdy użytkownik Internetu, natomiast dodawanie, usuwanie i inne procesy edycyjne przeprowadza wyłącznie użytkownik - twórca kolekcji. Wykorzystanie dwóch opisanych narzędzi w procesie zbierania i gromadzenia odnośników do stron internetowych cechuje duża prostota i funkcjonalność. Użytkownik ma dostęp do swojej kolekcji linków z każdego komputera podłączonego do Internetu, co czyni go niezależnym od konieczności korzystania ze zbioru zakładek wyłącznie na własnym komputerze.

Obsługa spisów bibliograficznych

      Dla osoby publikującej czy prowadzącej badania naukowe posiadanie efektywnego narzędzia do zarządzania opisami bibliograficznymi zapisanymi na fiszkach do niedawna wiązało się z posiadaniem kilku pustych pudełek kartonowych, w których je przechowywała. Firmy komercyjne zauważyły, jak dużo czasu tracą przedstawiciele tej grupy na żmudne pozyskiwanie i gromadzenie informacji o publikacjach, które mogą być potencjalnie przydatne. Istnieje wiele programów automatyzujących te procesy i tym samym poprawiających efektywność pracy. Do najczęściej stosowanych należą: EndNote, ProCite, Refference Manager, Biblioscape czy Scholar's Aid.

Rys. 5. Interfejs programu Biblioscape. [źródło: http://file.download.co.kr/pic/32391_Biblioscape.jpg]

     W zależności od udostępnianych funkcji, programy z tej kategorii umożliwiają:

• gromadzenie opisów bibliograficznych różnych kategorii dokumentów (artykuł, wydawnictwo zwarte, wydawnictwo ciągłe, strona internetowa, dokument graficzny, itd.),
• organizację opisów do postaci drzewa hierarchicznego, którego elementy stanowią nazwy poszczególnych zagadnień,
• wyszukiwanie według różnych kluczy wyszukiwawczych (autor, tytuł, wydawca, miejsce wydania, ISBN/ISSN, itp.),
• wzbogacanie opisów o abstrakty i słowa kluczowe,
• współpracę z edytorami tekstu podczas pisania i redagowania tekstów.

     Ostatnia z wymienionych funkcji jest niezwykle przydatna. Polega ona na automatycznym generowaniu przypisu w dowolnym miejscu w tekście aktualnie otwartego dokumentu tekstowego. Wystarczy posiadać w bazie programu opis bibliograficzny publikacji, którą zamierzamy zacytować i za pomocą dwóch "kliknięć" wyeksportować go do dowolnego miejsca w dokumencie, który aktualnie opracowujemy. Format zapisu bibliograficznego użytkownik definiuje samodzielnie lub korzysta z gotowych zestawów, opracowanych na podstawie instrukcji wydawniczych kilkudziesięciu czasopism o zasięgu międzynarodowym. Tym samym istnieje możliwość samodzielnego opracowania formatu zapisu bibliograficznego zgodnego z aktualnie obowiązującym standardem i posługiwania się nim podczas automatycznego formatowania bibliografii załącznikowej w tekstach. Programy z tej kategorii w znaczącym stopniu przyczyniają się do podniesienia wydajności naszych prac związanych z edycją dokumentów, ale, niestety, za dosyć wygórowaną cenę. Na rynku istnieją jednak darmowe wersje niektórych aplikacji tego typu. Standardowa wersja programu Biblioscape (http://ww.biblioscape.com) - to wydatek ok. 380 PLN, natomiast zupełnie za darmo producent oferuje nieco uboższą, ale w pełni funkcjonalną wersję tego programu pod nazwą Biblioexpress. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku programu Scholar's Aid (http://www.scholarsaid.com/) oraz jego darmowej wersji Scholar's Aid 4 Lite.

Podsumowanie

     Przedstawiona charakterystyka wybranych narzędzi do zarządzania informacją osobistą miała na celu obok identyfikacji podstawowych funkcji tych aplikacji propagowanie użytkowania gotowego i najczęściej darmowego oprogramowania. Wybór aplikacji z poszczególnych grup jest zupełnie subiektywny. Na rynku istnieje duża liczba mniej lub bardziej udanych programów przeznaczonych do tego celu. Znalezienie takiego, który w optymalny sposób zaspokoi nasze potrzeby, wiąże się z koniecznością testowania co najmniej kilku z nich. Fakt, że producenci oferują również darmowe wersje niektórych swoich produktów, powinien być znaczącą zachętą do skorzystania z tego rodzaju narzędzi.

 

Bibliografia:
1. Personal Information Management, red. William Jones, Jaime Teevan. New York : University of Washington Press, 320 s. ISBN 978-0295987378